Implementación de una Solución Documental para normas ISO

Allus Global BPO Center – Grupo Konecta

EL PROBLEMA

 

01 | Requerimientos

 

Debido a requerimientos surgidos por el proceso de certificación de normas ISO que el cliente estaba realizando, se presentó la necesidad de contar con una herramienta de Gestión Documental y de workflows de aprobación personalizada. La compañía había analizado la utilización de Alfresco para llevar a cabo esta tarea y nuestro equipo de trabajo creó una propuesta superadora con la implementación de SharePoint como plataforma y la creación de workflows y formularios personalizados para la gestión de circuitos de aprobación, publicación y distribución de de documentos en la organización.

 

Las características necesarias de la solución a implementar eran:

 

  • Poseer flujos de aprobación y publicación potentes que permitan aprobaciones múltiples configurables y flexibles.
  • Proveer de consistencia en la gestión de los documentos a través de estos workflows
  • Administración de versionado de documentos
  • Autenticación de Active Directory y Seguridad por grupos de AD, para evitar el acceso a documentación no autorizada
  • Trazabilidad y auditoría de cambios
  • Plataforma escalable y segura
  • Indexación y búsqueda de documentos
  • Integración con herramientas de Office
  • Administración de políticas de retención de documentos
  • Administración de metadatos
Workflow
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LA SOLUCIÓN

 

02 | Implementación de Gestión Documental con SharePoint

 

Se realizó un relevamiento de las necesidas de cada área involucrada en los procesos documentales, utilizando nuestra metodología orientada a procesos. En base a esa información se realizó un diseño de solución que incluía la instalación y configuración de SharePoint como plataforma de gestión documental (DMS), el análisis y la creación de los tipos de contenido (content types), la creación de workflows de aprobación y publicación personalizados, creación de formularios para el ingreso de datos necesario en esos workflows, el diseño e implementación de las políticas de retención de datos. Se implementó un esquema de seguridad basado en grupos de Active Directory para mantener la administración de seguridad centralizada en esa herramienta.

 

Además se configuró los servicios de indexación y búsqueda de SharePoint para sacar el mejor partido de estas potentes herramientas, se creó toda la estructura de sitio y librerías de datos y documentales para dar soporte a los procesos y se capacitó a todo el personal involucrado en la utilización de esta solución. Se crearon reportes de gestión para mostrar los indicadores y métricas relacionadas con estos procesos documentales.

03 | Metodología de Trabajo

 

Para la implementación de este tipo de soluciones nuestra compañía utiliza una metodología ágil orientada a procesos. Esta metodología se encuentra basada en los siguientes pilares:

 

    • Análisis orientado a procesos. Al utilizar un análisis y documentación del proyecto con un enfoque de procesos, se reduce el gap de entendimiento entre todos los stakeholders del proyecto. De esta manera es más fácil que tanto usuarios, desarrolladores, analistas, testers y demás participantes hablen el mismo idioma. Además el diseño del proceso provee de una herramienta gráfica simple y eficaz para comunicar información. El objetivo principal de la metodología es lograr, con un lenguaje entendible por todos como son los diseños de procesos; una especificación clara y concisa, que pueda ser comprendida por todos los integrantes y stakeholders del proyecto. Focalizándose en conceptos del negocio y en agregar el mayor valor lo más pronto posible. Un diagrama de proceso, donde se habla de actividades, flujo de información, roles, reglas de negocio, etc. puede ser entendido claramente por ambas partes, tanto por los participantes del negocio y usuarios expertos como por las personas técnicas. Durante esta etapa se procede principalmente con las siguientes tareas

 

    • Prototipado rápido. Para complementar la documentación del proceso, se crean prototipos de las interfaces involucradas en cada paso del mismo. El objetivo del prototipo es también comunicar en forma rápida y gráfica cómo va a ser la interacción entre los usuarios y la solución. También permite a los usuarios simular los procesos y detectar cualquier cambio necesario en una etapa temprana del proyecto.

 

  • Desarrollo Ágil. Utilizamos una metodología de trabajo basada en Scrum que nos asegura entregar valor al cliente lo antes posible, mantener ciclos de desarrollo/implementación cortos para poder recibir e incorporar el feedback del usuario lo antes posible, poner a los usuarios como centro del proyecto. Además esta metodología nos permite ser flexibles en los requerimientos y adaptarse rápido a los cambios en los requerimientos del negocio.
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04 | Resultados

 

La implementación de SharePoint como plataforma de gestión documental ayudó al cliente a cumplimentar con los requisitos solicitados para la certificación de las normas ISO. Además, permitió los siguientes beneficios:

 

  • Mejorar la seguridad en la creación, administración, aprobación y publicación de documentos
  • El cliente logró simplificar y mejorar la participación de todas las áreas en los procesos documentales, en especial aquellos afectados por la certificación de calidad
  • Se agilizó enormemente la búsqueda y consulta de información a través de SharePoint
  • Se logró comunicar más eficientemente las nuevas políticas y normas internas
  • Al implementar el correcto versionado de los documentos se simplificó la colaboración en la edición del mismo, se evitó la proliferación de archivos con versiones antiguas y el envío masivo de documentos por correo electrónico.
  • Se mejoró la auditoría y trazabilidad en el acceso y colaboración en la edición de documentos.
  • Se estandarizó la administración de procesos documentales utilizando workflows y tipos de contenido