Legislative Process Automation

Congress of Córdoba

THE PROBLEM

 

01 | Requirements

 

The Congress of Córdoba needed to improve, digitize and automate the Legislative Process. The current process required a lot of manual work, repetitive tasks, manual transcription of documents, a lot of paper and was supported by an outdated and rudimentary desktop application. Because of this, the process was slow, error prone, inefficient and expensive. Several times, a simple typo or a last-minute modification would require that several hundred of pages on paper be reprinted and delivered to congressmen.

 

A continuación se detallan los principales problemas a resolver:

 

  • Administrar todo el proceso legislativo, la colaboración entre todos los actores involucrados en una sola plataforma digital, segura, confiable, flexible y eficiente
  • Generar información de auditoría y trazabilidad de todos los elementos que componen el trabajo parlamentario.
  • La tarea de labor parlamentaria, principalmente se basaba en tareas de transcripción de información en formato papel a un documento word, en vez de focalizarse en tareas de mayor valor agregado.
  • La generación del orden del día, el documento que indica qué temas serán tratados en cada sesión era una tarea manual donde se incurrían muchos errores te tipeo.
  • Del mismo modo los documentos de Asuntos Entrados y Temario Concertado eran documentos redactados manualmente en documentos word que luego se imprimían masivamente.
  • No había ninguna administración digital de estos documentos.
  • El costo de impresión y el consumo de papel semanal eran excesivos. Era común que se detecten errores luego de haberse impreso los documentos, lo cual llevaba a una nueva reimpresión y el descarte de la documentación anterior.
  • En ocasiones, cambios a último momento sobre el orden del día, obligaban a imprimir todo nuevamente dejando sin efecto lo impreso anteriormente.
  • Las comisiones no poseían ninguna herramienta para que los legisladores traten sus proyectos de manera colaborativa. Era necesario generar un espacio colaborativo donde los legisladores puedan compartir documentos, calendarios, comentarios y tareas.
  • Era imposible conocer de manera fehaciente el estado y la ubicación de un proyecto de ley ingresado.
  • No había respaldo digital centralizado para ningún documento de trabajo, anexo, material multimedia que acompañara al proyecto de ley ingresado.
  • Era necesario contar con indicadores actualizados de la cantidad de proyectos en sus diferentes estados, además de indicadores sobre el trabajo de cada legislador, como lo es la cantidad de proyectos en los que participó en el año legislativo.
  • Necesidad de contar con una herramienta de búsqueda potente que permita buscar por palabras dentro de los mismos documentos y que puedan buscarse todos los proyectos más allá de que hayan sido aprobados como ley o no.
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en Estado Parlamentario

LA SOLUCIÓN

 

02 | Automatización del Proceso Legislativo con SharePoint

 

Para cumplir con todos los requerimientos, el equipo de Vënon Solutions digitalizó el proceso legislativo sobre la plataforma Microsoft SharePoint. El proyecto necesitó de un equipo mixto entre expertos legislativos y profesionales de Vënon para asegurarse que el diseño de la solución cumpla con todos los requerimientos formales que la ley requiere para el proceso legislativo. En la etapa de análisis, se desarrollaron prototipos funcionales para que el cliente pueda validar y simular los diferentes caminos. La solución abarca desde el ingreso de un proyecto de ley en mesa de entrada, pasando por su tratamiento en comisiones y en el recinto para su final ya sea como ley o bien archivado.

 

Se integró al proceso la gestión documental de SharePoint lo que permite manejar los documentos del proyecto de ley y sus anexos de manera transparente y natural para el usuario, además de brindar seguridad, respaldo y auditoría a toda esta documentación. Se digitalizó la mesa de entrada y el ingreso de los proyectos permitiendo el seguimiento de cada uno durante todo su tratamiento.

 

Por cada comisión legislativa se crearon sitios colaborativos, accesibles por cada legislador que lo conforma, con calendarios y carpetas compartidas, foros de discusión y otras herramientas. Cada nuevo proyecto ingresado automáticamente genera nuevos elementos en forma automática (documentos, fechas, foros) para ser trabajado de manera conjunta y coordinada por los legisladores.

 

Se logró reducir a la mínima expresión la labor parlamentaria previa a cada sesión ya que el sistema generaba automáticamente los 3 documentos claves de cada sesión:

  • Asuntos Entrados
  • Orden del Día
  • Temario Concertado

 

Toda esta información estaba accesible al legislador en su recinto de manera inmediata mediante la plataforma.

La digitalización del proceso entero, permitió implementar un buscador potente que permite localizar el proyecto de ley de acuerdo a criterios de búsqueda sino por palabras claves dentro del contenido de los documentos que lo conforman.

03 | Eficiencia, Eficacia y Transparencia con SharePoint

 

Este proyecto trajo innumerables beneficios a la Legislatura de Córdoba, principalmente: Eficiencia, Eficacia y Transparencia.

 

El desarrollo del proceso legislativo sobre SharePoint permitió acelerar el flujo de los proyectos de ley a través de su ciclo de vida gracias a la digitalización. La implementación de un buscador potente y accesible por todos, las alertas y avisos de vencimiento mejoraron los tiempos en cada estadío del proyecto. La eliminación de la necesidad del papel físico y su distribución introdujo no solo ahorros en insumos, sino inmediatez de la información para el legislador.

 

La generación automática de documentos claves para el tratamiento en el recinto es un hito de valor para el cliente. Tareas anteriormente manuales, de transcripción dentro de tiempos exigentes ya que los temarios cerraban apenas horas previas a la sesión conllevaban a errores humanos que se trasladaban al recinto o bien incurrían en largas impresiones que luego debían de ser descartadas. 

 

 

Todo el proceso desde el ingreso del proyecto de ley hasta su final ya sea en ley o archivado, está auditado. Los documentos y textos que lo componen se encuentran bajo el control de cambios y versionado de SharePoint. De esta manera, cada cambio que suceda sobre el proyecto es registrado, teniendo la posibilidad siempre de acceder a versiones anteriores. 

recepcion de Expediente

04 | Resultados

 

La automatización del proceso legislativo trajo consigo un salto en la calidad institucional de la Legislatura de Córdoba. Se lograron avances significativos en eficiencia, eficacia y transparencia en un ente tan importante como el legislativo, que no es ni más ni menos el encargado de tratar las leyes de la provincia.

 

De la mano de una inversión en infraestructura, los legisladores por primera vez tienen la posibilidad de acceder desde el mismo recinto a todos los proyectos de ley a tratar, el orden del día, los asuntos entrados y el temario concertado.

 

Se lograron ahorros en compra de insumos debido a la reducción del uso del papel, se redujeron los tiempos de tratamiento gracias a la implementación de alertas, vencimientos y bandeja de entrada personalizadas para cada área. Se automatizaron tareas disminuyendo el tiempo del proceso y el margen de error.

 

Las herramientas colaborativas de SharePoint incrementaron la productividad de las comisiones legislativas abriendo un nuevo espacio virtual y tecnológico para que los proyectos puedan ser tratados de manera conjunta por todos los legisladores de la comisión.

 

El proceso legislativo ahora es un proceso transparente, donde cada paso es auditado y cada cambio que le sucede al proyecto desde su ingreso hasta su sanción en ley es versionado pudiendo así conocer la hoja de vida de esa ley desde principio a fin.