Portal de Gestión de Delíberas de Bienes de Uso

IVECO Argentina

EL DESAFÍO

 

01 | Requerimientos

La administración de los bienes de uso en la planta de IVECO en Córdoba, Argentina, era hasta el momento gestionada por archivos excel individuales y de manera independiente a la gestión de proyectos que son aquellos que generan el presupuesto para la adquisición de los bienes. Mientras que la gestión de bienes de uso se realizaba vía excel, la gestión de los proyectos se realizaba en un sistema independiente de tecnología legacy obsoleta y sin posibilidades por parte de IVECO de adaptarlo, lo que llevó con el paso del tiempo a utilizar herramientas complementarias como las office para poder adecuarse a los cambios que sufrieron los procesos administrativos de la empresa.

 

Por otro lado la baja de los bienes de uso era un proceso que se estaba llevando de manera manual a través de formularios en papel los cuales debían detallar los bienes a dar de baja y que de acuerdo al monto, esa solicitud podía de necesitar de hasta 6 aprobaciones para poder ser ejecutada. Este circuito administrativo y la necesidad de mover los formularios en papel a través de tantas áreas esperando aprobación transformó al proceso en lento, con errores y sin la posibilidad de saber el estado (quién poseía el formulario) de cada solicitud.

 

Estas han sido las metas del proyecto:

 

    • Unificar la gestión de bienes de uso dentro de una misma plataforma tecnológica administrable.
    • Eliminar todo documento físico del proceso.
    • Eliminar el uso de archivos individuales.
    • Incluir auditoría y control de cambios en el proceso, características actualmente ausentes.
    • Conocer la ubicación de una solicitud en cualquier momento.
    • Mejorar la velocidad del ciclo de aprobación de las solicitudes mediante alertas y vencimientos hacia los responsables de aprobación.
    • Medir los cuellos de botella del proceso en pos de mejorar la eficiencia del ciclo.
    • Tener registrado en una herramienta informática fiable los bienes de uso de la planta.
    • Tener información relativas a las bajas de los bienes que puedan explicar el destino (venta, donación, destrucción) ante auditorías externas.
    • Comprometerse con el medio ambiente reduciendo el uso del papel.
Bajas - Bien Uso - Edición CE
Proyecto - Edición

LA SOLUCIÓN

 

02 | Desarrollo de un Portal sobre SharePoint

Nuestro equipo desarrolló un portal a medida sobre SharePoint con formularios custom y componentes gráficos potentes para mejorar la experiencia de usuario. Esta solución automatiza el proceso completo de administración de delíberas de bienes de uso. Desde su origen, a través de la carga del proyecto de inversión, sus modificaciones presupuestarias en el tiempo y la inclusión de nuevos bienes de uso hasta su baja incluyendo los motivos, el destino final y todo el workflow de aprobación. El uso de SharePoint simplifica la gestión de documentos, el respaldo de la información, logs y auditoría y esquema de seguridad a través de roles e integración con Active Directory donde cada usuario es registrado dentro de su propia área, lo cual facilita el diseño de los workflows.

 

Para solucionar los problemas planteados, el proyecto aúna todos los procesos de la gestión de delíberas de bien de uso bajo una misma tecnología capaz de ser mantenida por el área de IT de IVECO recuperando de esa manera el control del mismo. El buscador global, la bandeja de entrada para cada responsable, las notificaciones vía mail y alertas de vencimiento que escalan automáticamente el problema a un superior en caso de superarse un período de retención son respuestas al problema de ciclos de espera excesivos, pérdida de documentación y desconocimiento del estado de situación de una solicitud en particular.

 

La medición de los tiempos de retención y los reportes permiten identificar cuellos de botella en los procesos dándole a los analistas una herramienta para tomar acciones en pos de la eficiencia. Además, el portal permite conocer la “historia clínica” de los bienes de uso, desde su incorporación a la planta, pases entre distintas áreas (si así fuera), hasta su baja ya sea por venta, donación, denuncia de hurto o destrucción.

Proyecto - View 3 CE

03 | Un modelo de transformación con SharePoint

Las grandes empresas necesitan responder a las nuevas exigencias internas y externas. Los procesos manuales bajo documentos físicos y los informales a través de excels, words o base de datos Access deben reemplazarse por soluciones más potentes para dar paso a procesos más ágiles, eficientes y confiables, apoyándose en las nuevas tecnologías. 

 

Una excelente alternativa para lograr estos objetivos es Microsoft SharePoint, en sus distintas modalidades On-Premise u Online. Esta herramienta posee una base de funcionalidades potentes que sirven como plataforma para desarrollos confiables, robustos y veloces. Funcionalidades tales como: administración documental, workflow, administración de tareas, colaboración en la elaboración de contenido y documentos, almacenamiento y distribución de archivos, indexación y búsqueda, seguridad y mucho más.

 

Microsoft SharePoint permite un alto nivel de personalización en donde el equipo de Vënon hace foco a través de sus formularios personalizados de diseño dedicado que mejoran el nivel de aceptación de los procesos. El involucramiento de los usuarios finales desde etapas tempranas, el prototipado de formularios funcionales de alta fidelidad, los entregables de períodos cortos permiten elevar el compromiso y motivación del usuario final resolviendo así uno de los principales problemas de los cambios tecnológicos en las compañías, el nivel de recepción del usuario a las nuevas tecnologías y procesos.

04 | Resultados

El proyecto en su totalidad duró 4 meses, dejando una solución concreta en respuesta a todos los requerimientos inicialmente planteados. Dentro de los beneficios logrados por la implementación de este proyecto podemos encontrar:

 

  • Se unificó bajo una misma tecnología los diferentes procesos de la gestión de delíbera de bien de uso
  • Se dejó en manos del departamento de IT de IVECO el control sobre la nueva solución que, a diferencia de la anterior, posibilita seguir haciendo el evolutivo.
  • Se eliminaron los formularios papel de todos los procesos involucrados
  • Se acortaron los tiempos de los procesos gracias a la implementación de herramientas como bandeja de entrada, envío de mails, alertas, vencimientos, derivaciones automáticas ante períodos excesivos de retención.
  • Las funcionalidades de auditoría y control de cambio implementadas permiten cumplir con las exigencias impuestas por las recientes auditorías externas.
  • Se tiene información pertiniente y actualizada sobre la ejecución del proceso y los analistas del proceso pueden detectar “cuellos de botella” y tomar acciones correctivas.
  • Se tiene información detallada del origen y destino de cada bien de uso de la planta.
Delibera - Consulta CE