Portal de Transferencia de Conocimientos

Volkswagen Argentina

EL PROBLEMA

 

01 | Requerimientos

Volkswagen necesitaba una solución confiable y fácilmente accesible para almacenar y compartir el conocimiento de las tareas claves que se llevan a cabo en las plantas productivas de la empresa. Esta solución sería utilizada por todos los empleados de la empresa, tanto para compartir su conocimiento y experiencia, como también para aprender a través de la información compartida en el portal.

 

Nuestro cliente necesitaba cumplir los siguientes objetivos:

 

  • Utilizar una plataforma de fácil acceso a todos en la planta.
  • Permitir que aquellas personas que dejan un puesto o la compañía puedan dejar plasmado su conocimiento antes de irse.
  • Brindar a aquellos que los reemplacen, un medio intuitivo, moderno y simple para recibir ese conocimiento y capacitarse.
  • Construir una base de conocimiento para cada área y que sea accesible por todos en las distintas plantas productivas.
  • Compartir los objetivos del área de Recursos Humanos a toda la empresa.

LA SOLUCIÓN

 

02 | Desarrollo de un Portal de Transferencia de Conocimiento en SharePoint 2016
Desarrollamos una solución completamente personalizada utilizando SharePoint 2016, diseñando y personalizando con especial cuidado toda la interfaz de usuario debido a que todos los empleados, con diferentes roles, habilidades y preparación, utilizarán esta plataforma para capacitarse y transferir conocimiento. Con esto como principal objetivo creamos una experiencia de usuario UX para que todos ellos se sientan cómodos trabajando con la solución. Puedes aprender más sobre este enfoque en el siguiente link.

 

Usando este portal, los usuarios pueden crear y administrar Requerimientos de Entrenamiento por cada área, agendar una fecha y lugar para llevarlos a cabo, elegir los participantes y el experto que estará a cargo de aportar el conocimiento y aprobar el contenido. La aplicación permite también, crear en forma fácil, rápida y completamente online, guías paso a paso para llevar a cabo ciertas tareas clave, tales como mantenimiento y reparación de maquinaria. Adicionalmente, se provee de un workflow que permite aprobar y publicar el conocimiento al total de la organización.

 

Los contenidos que se pueden utilizar pueden incluír guías paso a paso, manuales, videos, buenas prácticas y cualquier otro conocimiento crítico que la organización no quiere perder. Tomamos ventaja de las características ya incluídas en SharePoint como la administración documental y multimedia. Además, creamos funcionalidades personalizadas como la edición de imágenes en forma online, que permite a los usuarios crear y editar contenido gráfico (agregar texto, formas, anotaciones, dibujar a mano alzada, etc.) sin salir de la aplicación y sin necesidad de utilizar una herramienta de edición fuera de SharePoint.

 

Dentro de las personalizaciones de interfaz de usuario se creó una Homepage que mantiene a todos los usuarios involucrados con los procesos de knowledge transfer  y comprometidos con sus objetivos y metas.

Print Screen - VW - KT Home
Print Screen - VW - KT Lista

03 | Digitalización y Automatización de los Procesos en SharePoint

 

El proceso de Transferencia de Conocimiento fue automatizado utilizando SharePoint, bajo la estrategia de la compañía de digitalizar y automatizar varios procesos que actualmente se llevan de manera poco estructurada. Esto es muy común actualmente en las organizaciones, procesos que dependen de formularios en papel o que están basados en hojas de cálculo, con los consiguientes problemas de seguridad, introducción de errores de datos involuntarios, fórmulas que se rompen o se modifican sin darse cuenta y los riesgos asociados a tener la información en una aplicación con poca seguridad y auditoría.

 

Para resolver estos inconvenientes y minimizar los riesgos se pueden utilizar plataformas como SharePoint, tanto on-premise como online, que ofrece funcionalidades poderosas e intuitivas para construir rápidamente aplicaciones y entregar valor a través de desarrollos personalizadas de manera rápida y consistente a lo largo de toda la organización. Utilizando SharePoint, no solo se pueden automatizar los procesos, sino que también se está tomando ventaja de un gran conjunto de funcionalidades incluídas en la plataforma, tales como: administración documental, workflow, administración de tareas, colaboración en la elaboración de contenido y documentos, almacenamiento y distribución de archivos, indexación y búsqueda, seguridad y mucho más.

04 | Resultados

El proyecto fue completado en 3 meses, pero ya dentro del primer mes pudimos entregarle al cliente de funcionalidad clave con la cual podían comenzar a utilizar la aplicación, trabajando con Sprints de dos semanas de duración, involucrando en una etapa temprana a los usuarios y obteniendo feedback muy importante a través de ellos.

 

El proyecto involucró a las plantas productivas que Volkswagen tiene en Argentina y la recepción de los usuarios fue excelente, este éxito clave permitió a las áreas de tecnología de ambas plantas continuar promoviendo iniciativas y proyectos en SharePoint para seguir automatizando procesos.

 

Ahora el conocimiento y la experiencia de trabajadores y expertos es transferida y mantenida dentro de la solución, reduciendo los costos y riesgos asociados a personal clave que deja la compañía con información muy valiosa de mejores prácticas, procedimientos para mantener y reparar piezas claves de la línea de producción  y otra información que ahora es almacenada, y compartida entre las plantas en forma simple, integrada y rápida.

VW - KT - Knowledge Step