Automatización de procesos de Patrimonial de la Provincia de Córdoba

Gobierno de la Provincia de Córdoba

EL PROBLEMA

 

01 | Requerimientos

El Gobierno de la Provincia de Córdoba tenía la necesidad de informatizar las actividades llevadas a cabo en la Dirección de Patrimonial pertenecientes a la Secretaría General de la Gobernación. Esta dirección se encarga de la gestión de todos los inmuebles a nombre de la Provincia como hospitales, escuelas, destacamentos policiales, etc. Tareas como el ingreso de un inmueble, las asignaciones a diferentes ministerios, la administración como pago de servicios, mantenimiento, etc. y el egreso se llevaban de manera manual a través de documentos físicos, carpetas compartidas y excel.  La información del inmueble era consultada a través de distintas fuentes de manera independiente, si bien se copiaba la información necesaria en documentación propia, la misma en un corto período de tiempo quedaba desactualizada.

 

Como parte de una estrategia general del Gobierno de la Provincia de implementar en integrar procesos en la plataforma de Microsoft Dynamics CRM, se requería de un equipo de expertos en esta tecnología para llevar a cabo los objetivos funcionales del proyecto utilizando esta herramienta, además de realizar las tareas de integración de datos entre distintas reparticiones de gobierno y la integración con una solución GIS que facilite las tareas del personal del sector.

 

El proyecto tenía los siguientes objetivos principales:

 

  • Diseñar procesos digitales para el Ingreso, Modificación y Egreso de inmuebles provinciales que reemplacen los manuales
  • Tener una visión clara de cuáles son los bienes patrimoniales afectados y desafectados, que pertenecen a distintos Ministerios y personerías jurídicas de la Provincia.
  • Implementar una herramienta GIS que permita la gestión y el análisis de todo el patrimonio de la provincia.
  • Contar con un módulo de administración y mantenimiento que permita la gestión de los inmuebles
  • Eliminar el uso de carpetas compartidas, excels y demás medios de información poco seguros
  • Conformar un Registro Único de Inmuebles (RUI) provincial que sea el centro de toda la operatoria de la dirección patrimonial.
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LA SOLUCIÓN

 

02 | Desarrollo del Portal de la Dirección de Patrimonial sobre Dynamics CRM, SharePoint , Virtual Modeler y AutoCAD

 

El equipo de Vënon Solutions desarrolló el portal integrando varias tecnologías diferentes para dar una solución única a todos sus requerimientos. A continuación te contamos qué rol cumplió cada tecnología:

 

Se utilizó Dynamics CRM como tecnología base para la sistematización de los 3 procesos principales del área de patrimonial, procesos que anteriormente se realizaben en forma manual. Aprovechando la potencia y flexibilidad de Dynamics CRM se logró posicionar al inmueble provincial como eje de gestión de toda la información que hoy tiene la provincia sobre ellos: Histórico de Trámites, Asignaciones, Ocupaciones, Vencimientos y Tareas de Mantenimiento, etc. Se crearon entidades del CRM para representar cada concepto de información que intervenía en los procesos, se personalizaron los formularios para darle mayor potencia a la herramienta y se crearon workflows para modelar los procesos.

 

Gracias a la integración con Virtual Modeler nuestro producto Enterprise GIS, los usuarios ahora tienen acceso a toda la información del inmobiliario público y privado de la provincia, el módulo de integración de Virtual Modeler permite sincronizar toda la información que posee la provincia sobre el inmueble de manera actualizada sin necesidad de realizar pedidos administrativos a los diferentes entes. La integración directa con Dynamics CRM permite una interacción transparente para el usuario entre el mapa y los formularios CRM. Además, la integración nativa entre Virtual Modeler y AutoCAD permite a los usuarios de patrimonial mantener su propio mapa parcelario con una herramienta conocida disminuyendo así la curva de aprendizaje.

 

Por último se implementó la gestión documental de SharePoint integrado con Dynamics permitiendo la colaboración en la edición de los documentos por todos los involucrados de los procesos, además de permitir que desde cada inmueble se pueda acceder a la documentación legal, escrituras, actas de donación, resoluciones, fotos, planos, etc.

 

Gracias a la combinación de estas herramientas, hoy la provincia evolucionó su RUI (Registro Único de Inmuebles) desde un excel individual a un mapa interactivo, con acceso a toda la información en el mapa y en diferentes formularios de CRM relacionados al inmueble junto a toda la documentación legal y técnica almacenada en SharePoint.

03 | Integraciones Tecnológicas

 

Se utilizó la herramienta de integración de datos de Virtual Modeler para centralizar toda la información disponible de la provincia de cada inmueble en el mapa. De esta manera todo el parcelario provincial, en otras palabras, más de 2 millones de inmuebles son sincronizados diariamente desde este GIS posibilitando tener información de los distintos entes: Rentas, Catastro, Registro de la Propiedad, Tasación, etc.

 

Se desarrollaron los procesos sobre la plataforma Dynamics CRM aprovechando su flexibilidad, su velocidad de desarrollo y el empoderamiento al usuario a través de herramientas que permiten realizar sus propias personalizaciones, reportes, indicadores y dashboard. La integración bidireccional entre Dynamics CRM y Virtual Modeler permite que esta información esté accesible de manera interactiva desde los formularios y procesos diseñados en el CRM.  

 

La integración con SharePoint permitió resguardar toda la documentación relativa a los inmuebles y procesos que son necesarias para el análisis de los técnicos a la hora de definir el valor de un inmueble. Gracias a SharePoint los documentos y archivos multimedia pueden ser trabajados de manera colaborativa por diferentes usuarios sin miedo a perder información.

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04 | Resultados

 

Hoy la Provincia de Córdoba cuenta con una herramienta para gestionar sus casi 10 mil inmuebles pudiendo acceder a toda la información presente y su histórico. Este proyecto produjo beneficios como ahorros de tiempo considerables en el trabajo diario, ya que la información está actualizada automáticamente, centrada en el inmueble y accesible de manera intuitiva y rápida eliminando la necesidad de la consulta a sistemas externos, o mails informales a otras dependencias.

 

Como resultados destacados podemos nombrar:

 

  • Eficiencia en la administración del Registro Único de Inmueble.
  • Geolocalización de todo el patrimonio inmobiliario provincial.
  • Integración con AutoCAD, lo que brinda a los usuarios la posibilidad de registrar nuevos inmuebles bajo una herramienta ya conocida por ellos.
  • Informatización de los principales procesos que garantizan el correcto tratamiento de los expedientes que llegan al área.
  • Acceso a toda la información provincial del inmueble desde un único punto central, lo que ahorra tiempo y mejora la toma de decisiones.
  • Mayor visibilidad, ya que puede conocerse en todo momento qué usuario está trabajando el expediente.
  • Mejoras sustentables en el tiempo de respuesta ante los pedidos de informe de situación de un inmueble provincial.
  • Reducción de costos por el pago de intereses de mora gracias al registro de facturas de servicios sobre el inmueble facilitando su administración.
  • Seguridad, Backup y  mayor colaboración en los documentos y archivos multimedia gracias a la eliminación de las carpetas compartidas y su reemplazo por repositorios en SharePoint.