Automatización de los procesos de Tasaciones de la Provincia de Córdoba

EL PROBLEMA

01 | Requerimientos

El Gobierno de la Provincia de Córdoba tenía la necesidad de informatizar las actividades llevadas a cabo en la Dirección de Tasaciones pertenecientes a la Secretaría General de la Gobernación. Hasta el momento, estas actividades se llevaban de manera manual utilizando diferentes herramientas: Documentos físicos, imágenes y documentos Office en carpetas compartidas, consultas a herramientas externas, etc.

Se requería contar con GIS (Sistema de Información Geográfico) propio para registrar los antecedentes de Inmuebles, tarea que se realiza diariamente por el equipo de tasadores de la provincia y que se formalice en un sistema de información los procesos de tasación de los bienes.

Nuestro cliente tenía los siguientes problemas:

• Actualmente no contaban con un sistema GIS para poder registrar los antecedentes de tasación, información relativa a los inmuebles que se usa para el proceso comparativo a la hora de determinar el valor de un inmueble.
• Necesitaban estar integrados de manera directa con información de la provincia como: Catastro Provincial, Rentas y Registro de la Propiedad
• Dar soporte tecnológico al área de Tasaciones en su tarea diaria, búsqueda de antecedentes de inmuebles y cálculos de tasaciones.
• Organizar el trabajo del área a través de calendarios compartidos.
• Conocer en todo momento en qué instancia se encuentra un trámite de Tasación y poder tomar medidas que agilicen la operativa.
• Poder relacionar con cada inmueble: documentos, imágenes, georeferenciación/geolocalización, datos de terceros, trámites, con los inmuebles. Luego, poder acceder a esta información de manera simple e intuitiva.
• Obtener indicadores sobre el trabajo del área.

LA SOLUCIÓN

02 | Desarrollo del Portal de la Dirección de Tasaciones sobre Dynamics CRM, SharePoint y Virtual Modeler

El equipo de Vënon Solutions desarrolló el portal integrando varias tecnologías diferentes para dar una solución única a todos sus requerimientos. A continuación te contamos qué rol cumplió cada tecnología:

Se utilizó Dynamics CRM como tecnología base para la sistematización de los procesos de tasaciones procesos que anteriormente se realizaben en forma manual. Aprovechando la potencia y flexibilidad de Dynamics CRM se logró posicionar al inmueble provincial como eje de gestión de toda la información que hoy tiene la provincia sobre ellos: trámites, gestión administrativa, calendario de actividades, gestión de tareas, información catastral, bases impositivas y registro de la propiedad.

Gracias a la integración con Virtual Modeler nuestro producto Enterprise GIS, los usuarios ahora tienen acceso a toda la información del inmobiliario público y privado de la provincia, el módulo de integración de Virtual Modeler permite sincronizar toda la información que posee la provincia sobre el inmueble de manera actualizada sin necesidad de realizar pedidos administrativos a los diferentes entes. La integración directa con Dynamics CRM permite una interacción transparente para el usuario entre el mapa y los formularios CRM. Además, la integración nativa entre Virtual Modeler y AutoCAD permite a los usuarios de patrimonial mantener su propio mapa parcelario con una herramienta conocida disminuyendo así la curva de aprendizaje.

Por último se implementó la gestión documental de SharePoint integrado con Dynamics permitiendo la colaboración en la edición de los documentos por todos los involucrados de los procesos, además de permitir que desde cada inmueble se pueda acceder a la documentación legal, escrituras, actas de donación, resoluciones, fotos, planos, etc.

03 | Integraciones Tecnológicas

Se utilizó la herramienta de integración de datos de Virtual Modeler para centralizar toda la información disponible de la provincia de cada inmueble en el mapa. De esta manera todo el parcelario provincial, en otras palabras, más de 2 millones de inmuebles son sincronizados diariamente desde este GIS posibilitando tener información de los distintos entes: Rentas, Catastro, Registro de la Propiedad, Tasación, etc.

Se desarrollaron los procesos sobre la plataforma Dynamics CRM aprovechando su flexibilidad, su velocidad de desarrollo y el empoderamiento al usuario a través de herramientas que permiten realizar sus propias personalizaciones, reportes, indicadores y dashboard. La integración bidireccional entre Dynamics CRM y Virtual Modeler permite que esta información esté accesible de manera interactiva desde los formularios y procesos diseñados en el CRM.  

La integración con SharePoint permitió resguardar toda la documentación relativa a los inmuebles y procesos que son necesarias para el análisis de los técnicos a la hora de definir el valor de un inmueble. Gracias a SharePoint los documentos y archivos multimedia pueden ser trabajados de manera colaborativa por diferentes usuarios sin miedo a perder información.

04 | Resultados

La Dirección de Tasaciones de la Provincia de Córdoba ahora posee su propia herramienta GIS integrada con todos los procesos del área dentro de un mismo portal que fomenta el trabajo colaborativo de sus usuarios y centraliza la información que se originan desde diferentes dependencias.

Esta herramienta brinda toda la información relativa a las actividades de los procesos de tasación de inmuebles, desde un único punto central. Gracias a nuestro sistema de información geográfico Virtual Modeler los técnicos pueden evaluar, analizar y tomar decisiones en base a información generada por ellos y otros entes, todos disponibles desde un mapa.

Como resultados destacados podemos nombrar:

• El área ahora cuenta con acceso a una herramienta GIS, diseñada para ser fácilmente utilizada por usuarios no técnicos, para el registro de antecedentes inmobiliarios.
• Generación automática de informes. Se generan informes en forma automática basados en datos cargados en la plataforma CRM, lo que acelera y eficientiza el trabajo de los tasadores.
• Acceso a toda la información provincial del inmueble desde un único punto central, lo que ahorra tiempo y evita errores de consistencia.
• Ahorro de costos mediante a la eliminación de formularios en papel.
• Mayor visibilidad de la información, la misma puede conocerse en todo momento qué usuario está trabajando el expediente.
• Seguridad, Backup y  mayor colaboración en los documentos y archivos multimedia gracias a la eliminación de las carpetas compartidas y su reemplazo por repositorios en SharePoint.