Intranet, Digitalización & Automatización Procesos de Cobranzas

EL DESAFÍO

01 | Requerimientos

Estudio Rizza es una empresa de servicios de consultoría orientada a finanzas, impuestos, contabilidad y auditoría, entre otros. Una organización que piensa la tecnología como herramienta de valor agregado a sus clientes y como diferenciador entre sus competidores. El área de cobranzas fue elegida como primer paso de un proyecto ambicioso de transformación digital que busca digitalizar todos los procesos de la empresa utilizando las herramientas Office 365 y en particular SharePoint 365.

Las necesidades eran las siguientes:

• • Eliminar el uso de varias hojas de cálculo que acompañaban al proceso y estaban impidiendo una mejor colaboración entre los usuarios.
  • Mejorar la confiabilidad de la información utilizando formularios web con lógica y cálculos más potentes que los actuales.
  • Mejorar la disponibilidad de la información haciéndola accesible desde cualquier dispositivo y lugar.
  • Mejorar el tiempo de ejecución del proceso de cobranza
  • Mejorar el seguimiento de las cuentas corrientes y de los deudores.
  • Mejorar el aprovechamiento de los recursos humanos, automatizando tareas que no aportan valor al proceso y que por su volumen consumen mucho tiempo de los mismos.

LA SOLUCIÓN

02 | Digitalización y Automatización de Procesos con SharePoint Online y Office 365

Nuestro equipo desarrolló una intranet a medida usando SharePoint Online y se incluyó el desarrollo y automatización de los procesos del área de cobranzas. La home posee accesos directos a las herramientas más utilizadas dentro de la compañía además de una sección de novedades internas que mantienen a todo el equipo de trabajo informado de los últimos acontecimientos dentro de la empresa. Se digitalizó a través de formularios custom en SharePoint la emisión de facturas, el seguimiento, el cobro, además de la ejecución de reportes consolidados de cuenta corriente y listado de deudores. Adicionalmente, se digitalizó toda la cartera de clientes de la empresa pudiendo catalogarlos de manera sencilla y acceder a la información de cada uno de manera rápida y eficaz.

Nuestra estrategia de implementación en SharePoint permite mejorar la experiencia de los usuarios, incrementando su productividad, permitiendo mayor colaboración y aumentando su compromiso con los procesos. Para lograrlo, hemos puesto especial cuidado y dedicación en el diseño de la UX, logrando que los diferentes tipos de usuarios se sientan confortables trabajando con la herramienta. Para conocer más sobre nuestra propuesta ingresa al siguiente link. Los formularios desarrollados en los procesos fueron diseñados de manera personalizada haciendo foco en la conveniencia y productividad de los usuarios. Además, cada formulario responde dinámicamente a los permisos (Roles) y el estado de los registros protegiendo la información de los procesos.

03 | Digitalización y Automatización en SharePoint y Office 365

Los procesos que hemos automatizado en nuestros clientes utilizando SharePoint corresponden a la estrategia de la compañía de digitalizar y automatizar varios procesos que actualmente se llevan de manera poco estructurada. Esto es muy común actualmente en las organizaciones, encontrar muchos procesos informales, no estructurados, inseguros y dependientes del soporte papel, archivos excel, base de datos como Microsoft Access o bien compartiendo archivos de maneras poco seguras. Estos métodos, por supuesto, son propensos a errores, tienen muchos problemas y suponen un gran riesgo.

Para resolver estos inconvenientes y minimizar los riesgos se pueden utilizar plataformas como SharePoint, tanto on-premise como online, que ofrece funcionalidades poderosas e intuitivas para construir rápidamente aplicaciones y entregar valor a través de desarrollos personalizadas de manera rápida y consistente a lo largo de toda la organización. Utilizando SharePoint, no solo se pueden automatizar los procesos, sino que también se está tomando ventaja de un gran conjunto de funcionalidades incluídas en la plataforma, tales como: administración documental, workflow, administración de tareas, colaboración en la elaboración de contenido y documentos, almacenamiento y distribución de archivos, indexación y búsqueda, seguridad y mucho más.

Automatización con Power Automate

En este proyecto en particular también se utilizó Power Automate para automatizar toda la comunicación formal con los clientes de la empresa: Aviso de deuda, aviso de nueva factura, recibo de cobro y saldo de cuenta corriente. Debido a su volumen, estas tareas consumían mucho tiempo del equipo de cobranzas. Además se automatizó la generación de facturas para todos los clientes bajo modalidad de fee mensual logrando también un gran ahorro de tiempo ya que la mayoría cumple esa condición. Muchos avisos y recordatorios internos fueron automatizados mejorando los tiempos de respuesta internos.

04 | Resultados

Como se comentó al comienzo, este es el primer paso de un proceso de transformación digital de toda la compañía. El área de cobranzas ha sido exitosamente transformada logrando grandes resultados:

• Se logró baja resistencia al cambio de los usuarios gracias a nuestro enfoque en la UX
• Mejora en la comunicación con el cliente gracias a la implementación de varios mensajes automáticos.
• Mejoró el seguimiento de las cobranzas y la efectividad del proceso
• Ahorro en tiempo derivado de la automatización de carga de factura y comunicación con el cliente.
• Reducción de errores en las cobranzas debido a cálculos automáticos, controles de ingreso de información y automatización de tareas (reduciendo el error humano).
• Mejora en el trabajo colaborativo del equipo de cobranzas.
• Mejores tiempos de respuesta gracias a la implementación de alertas por vencimiento y recordatorios.
• Mejora en la disponibilidad y escalabilidad de las aplicaciones gracias a la utilización de la nube de Microsoft