Portal de Hallazgos de Auditoría, Seguridad y Salud Ocupacional

Volkswagen Argentina

EL DESAFÍO

 

01 | Requerimientos

El proceso de administración de Hallazgos de Auditorías (SAHA) en Volkswagen Argentina fue, hasta el día de hoy, un proceso llevado a cabo por planillas de cálculo y un gran número de diferentes documentos en papel. De igual manera, el proceso de Seguridad y Salud Ocupacional (SYSO) era gestionado de manera informal. El objetivo principal del proyecto fue la automatización de esos procesos a través de la creación de un Portal en SharePoint para simplificar las tareas, evitar problemas de integridad de los datos, mejorar la seguridad y el resguardo de la información, prevenir los problemas relacionados a trabajar con planillas excel, además de los beneficios de reducir el uso del papel e incrementar la productividad y la eficiencia.

 

Estas han sido las metas del proyecto:

 

    • Automatizar el proceso de administración de hallazgos de auditorías.
    • Automatizar el proceso de administración de Incidencias de Seguridad y Salud Ocupacional.
    • Reducir el número de tareas manuales involucradas en el proceso.
    • Incrementar la productividad del staff.
    • Obtener información y métricas en tiempo real y hacerlas más accesibles para los usuarios interesados.
    • Proporcionar a los usuarios una forma intuitiva, moderna, colaborativa y sencilla de trabajar, aumentando el compromiso de los involucrados con estos procesos.
    • Mejorar la capacidad de generar reportes, reducir el tiempo que se necesita para producir información valiosa para la empresa y convertir esta información en planes de mejora.
    • Simplificar la búsqueda y comparación de datos históricos, reducir la necesidad de almacenamiento y el manejo de documentación física.
    • Comprometerse con el medio ambiente reduciendo el uso del papel.

LA SOLUCIÓN

 

02 | Desarrollo de un Portal sobre SharePoint

Nuestro equipo desarrolló un portal a medida sobre SharePoint 2016. Esta solución automatiza el proceso de administración de Hallazgos de Autitoría y el proceso de incidencias de Seguridad y Salud Ocupacional mejorando la experiencia de los usuarios, incrementando su productividad, permitiendo mayor colaboración y aumentando su compromiso con los procesos. Para lograrlo, hemos puesto especial cuidado y dedicación en el diseño de la UX, logrando que los diferentes tipos de usuarios se sientan confortables trabajando con la herramienta. Para conocer más sobre nuestra propuesta ingresa al siguiente link.

 

La aplicación permite administrar y calendarizar las tareas de auditoría manteniendo a los usuarios informados a través de notificaciones ante cualquier cambio. Los auditores pueden registrar todos los hallazgos identificados y obtener notificaciones en tiempo real sobre el estado y la resolución de los mismos. El calendario del portal ayuda a organizar todas las tareas y el personal involucrado.

 

Los formularios desarrollados en los procesos fueron diseñados de manera personalizada haciendo foco en la conveniencia y productividad de los usuarios. Además cada formulario responde dinámicamente a los permisos (Roles) y el estado de los registros protegiendo la información de los procesos. Para facilitar la interacción, los formularios tienen guías visuales para ayudar a los usuarios a entender los próximos pasos del proceso.

 

 

 

Además, creamos listados personalizados con formatos condicionales que transmiten la información al usuario de una manera efectiva y con filtros y búsquedas para encontrar todo lo necesario de manera rápida y fácil. Hemos desarrollado cuidadosamente una homepage para el portal que tenga a mantenga a los usuarios altamente comprometidos e involucrados con los procesos y alineados con los objetivos y el progreso.

Reporte SAHA
Solicitud de Auditoría - Listado

03 | Procesos de Automatización en SharePoint

Los procesos que hemos automatizado en Volkswagen utilizando SharePoint corresponden a la estrategia de la compañía de digitalizar y automatizar varios procesos que actualmente se llevan de manera poco estructurada. Esto es muy común actualmente en las organizaciones, encontrar muchos procesos informales, no estructurados, inseguros y dependientes del soporte papel, archivos excel, base de datos como Microsoft Access o bien compartiendo archivos de maneras poco seguras. Estos métodos, por supuesto, son propensos a errores, tienen muchos problemas y suponen un gran riesgo.

 

Para resolver estos inconvenientes y minimizar los riesgos se pueden utilizar plataformas como SharePoint, tanto on-premise como online, que ofrece funcionalidades poderosas e intuitivas para construir rápidamente aplicaciones y entregar valor a través de desarrollos personalizadas de manera rápida y consistente a lo largo de toda la organización. Utilizando SharePoint, no solo se pueden automatizar los procesos, sino que también se está tomando ventaja de un gran conjunto de funcionalidades incluídas en la plataforma, tales como: administración documental, workflow, administración de tareas, colaboración en la elaboración de contenido y documentos, almacenamiento y distribución de archivos, indexación y búsqueda, seguridad y mucho más.

04 | Resultados

El proyecto en su totalidad duró 3 meses, y ya durante el primer mes fuimos capaces de entregar parte de la funcionalidad clave permitiendo al cliente comenzar a trabajar con la aplicación. Los sprint de 2 semanas de duración nos permiten crear interés y compromiso con los usuarios claves de manera temprana y constante en el proyecto obteniendo así un importante feedback de su parte.

 

El diseño UI a medida y de alta calidad generó una excelente recepción por parte de los usuarios, siendo un logro clave para el equipo de IT de VW en su estrategia de continuar fomentando la automatización de nuevos proyectos sobre SharePoint y, además, obtener la adhesión de sponsors internos para apoyar esta estrategia.

 

Ahora, toda la información relacionada a los Hallazgos de Auditoría, Seguridad y Salud Ocupacional son almacenados y mantenidos en la solución, obteniendo una vista unificada y una administración centralizada de los datos de todos los procesos de manera consistente.  La aplicación provee de reportes rápidos y tableros de comandos a medida sin los problemas y riesgos asociados al uso de planillas excel, reduciendo el uso del papel y evitando las largas e ineficientes tareas manuales. La coordinación de tareas y los tiempos de respuestas han sido mejorados notablemente a través del uso del calendario del portal, notificaciones y tableros de comando.

Registro Hallazgo SYSO - Evaluación