Portal de Seguimiento de Iniciativas y Proyectos de Inversión y Gestión de Riesgo

Volkswagen Argentina

EL DESAFÍO

 

01 | Requerimientos

Volkswagen Argentina necesitaba mejorar e informatizar el proceso de gestión de proyectos de inversión y, al mismo tiempo, crear un muro de ideas que pueda administrar las distintas iniciativas que surgen en las diferentes áreas de la organización y administrar la matriz de riesgo (Matriz COSO) de cada iniciativa. Las tareas hasta el momento se realizaban íntegramente en forma manual, utilizando solo planillas de Excel que facilitaban algunos cálculos tales como el Risk Scoring y mucha documentación complementaria impresa en papel. Por lo tanto, se requería contar con un portal web que permita digitalizar estos procesos, mejorar y enriquecer las capacidades de análisis, reducir el trabajo manual, eliminar el papel impreso y sobre todo optimizar el tiempo y esfuerzo requerido para realizar las tareas asociadas a estos procesos.

 

El cliente necesitaba cumplir los siguientes objetivos:

 

    • Automatización de los procesos de Seguimiento de Proyecto, Iniciativas del Área y Matriz de riesgos COSO.
    • Eliminación de carga manual, con su consiguiente probabilidad de error.
    • Reducción de tiempos del personal involucrado y optimización del esfuerzo.
    • Brindar información automatizada e instantánea a los responsables involucrados en los diferentes procesos del sistema, mediante el envío de notificación automáticas mediante e-mails.
    • Mejorar la motivación de los empleados de las áreas que participan del Proyecto, utilizando una herramienta moderna, ágil y sencilla generando un mayor compromiso de los colaboradores de VW.
    • Mejoras en el análisis de datos, posibilitando la generación de diferentes tipos de reportes que servirá para elaborar planes de acción de mejora, creando así un valor agregado en la compañía.
    • Simplificación de la búsqueda de datos históricos, eliminando la necesidad de archivos físicos.
    • Cuidado del medioambiente: Eliminación del consumo e impresión de papel para ser archivado, ya que los documentos se guardarán en formato digital.

LA SOLUCIÓN

 

02 | Desarrollo del Portal de Finanzas 4.0 sobre SharePoint

Nuestro equipo desarrolló un portal a medida para la gestión de los procesos de seguimiento de proyectos, presentación de iniciativas en un muro de ideas y formulación de matriz COSO dentro de la plataforma SharePoint. Esta robusta herramienta permite a los integrantes de Volkswagen, que participan de distintos proyectos, compartir colaborativamente documentos, correos electrónicos y poder realizar en tiempo real un seguimiento efectivo de los avances del mismo en cada etapa. También se ofrece una plataforma amigable para el usuario final que desea proponer su idea dentro del muro de Iniciativas. Y, finalmente, se brinda una potente herramienta digital al área de Finanzas para la realización de complejas matrices COSO que facilitan la gestión de riesgos y el control interno.

 

Nuestra estrategia de implementación en SharePoint permite mejorar la experiencia de los usuarios, incrementando su productividad, permitiendo mayor colaboración y aumentando su compromiso con los procesos. Para lograrlo, hemos puesto especial cuidado y dedicación en el diseño de la UX, logrando que los diferentes tipos de usuarios se sientan confortables trabajando con la herramienta. Para conocer más sobre nuestra propuesta ingresa al siguiente link. Los formularios desarrollados en los procesos fueron diseñados de manera personalizada haciendo foco en la conveniencia y productividad de los usuarios. Además, cada formulario responde dinámicamente a los permisos (Roles) y el estado de los registros protegiendo la información de los procesos.

 

 

El portal mejora la información brindada y el seguimiento de cada etapa de un proyecto, las tareas que se están realizando para el mismo, el porcentaje de avance, los días que se han trabajado para lograr el objetivo y los que están restando para la fecha de fin preestablecida.
Permite una fluida comunicación entre el sponsor y el equipo de trabajo que participan en un proyecto, y evita las ambigüedades mostrando en todo momento cómo se encuentra el mismo. En la gestión de riesgos, el portal facilita la creación y el mantenimiento de matrices de riesgo COSO. Se detalla para cada una los riesgos detectados, las contramedidas que se llevarán a cabo y los controles que se implementarán.
El diseño de UX realizado en SharePoint garantiza que las tareas que desarrollan los usuarios resulten sencillas e intuitivas y a que éstas puedan realizarse desde cualquier dispositivo y fundamentalmente, que se cuente a cada instante con información digital actualizada.

Seguimiento del Proyecto
Listado de Iniciativas

03 | Procesos de Automatización en SharePoint

Los procesos que hemos automatizado en Volkswagen utilizando SharePoint corresponden a la estrategia de la compañía de digitalizar y automatizar varios procesos que actualmente se llevan de manera poco estructurada. Esto es muy común actualmente en las organizaciones, encontrar muchos procesos informales, no estructurados, inseguros y dependientes del soporte papel, archivos excel, base de datos como Microsoft Access o bien compartiendo archivos de maneras poco seguras. Estos métodos, por supuesto, son propensos a errores, tienen muchos problemas y suponen un gran riesgo.

 

Para resolver estos inconvenientes y minimizar los riesgos se pueden utilizar plataformas como SharePoint, tanto on-premise como online, que ofrece funcionalidades poderosas e intuitivas para construir rápidamente aplicaciones y entregar valor a través de desarrollos personalizadas de manera rápida y consistente a lo largo de toda la organización. Utilizando SharePoint, no solo se pueden automatizar los procesos, sino que también se está tomando ventaja de un gran conjunto de funcionalidades incluídas en la plataforma, tales como: administración documental, workflow, administración de tareas, colaboración en la elaboración de contenido y documentos, almacenamiento y distribución de archivos, indexación y búsqueda, seguridad y mucho más.

04 | Resultados

El proyecto total tuvo una duración de 3 meses y se realizó utilizando metodología ágil, y a través de entregables quincenales, desde el primer mes, la automotriz pudo ya comenzar a registrar información fundamental para el correcto funcionamiento de los procesos.

Se implementó una potente home, con una UI atractiva, con gráficos y KPIs que permiten drill-down para obtener información cada vez más precisa. Se crearon formularios personalizados y diseño una UX de alta calidad que permitió una rápida aceptación de la herramienta de parte de los usuarios.

 

Los puntos destacados de nuestra metodología de desarrollo sobre SharePoint:

 

  • Metodología Ágil, entregables quincenales permitiendo una pronta interacción con el usuario final en ambiente productivo
  • Foco en el diseño y la experiencia de usuario
  • Análisis basado en procesos, con prototipos de pantalla funcionales y estética bien definida, permitiendo la inmersión de los usuarios desde el inicio del proyecto.
  • Integración de componentes de javascript para requerimientos específicos: en este caso se formuló una extensa grilla dentro de la Matriz COSO que muestra todos los campos que se registran para la gestión de cada riesgo.
Listado de Proyectos